CONTROL ADMINISTRATIVO

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida: Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede.

Elementos de un control

El control es un proceso cíclico y repetitivo y está compuesto de los siguientes elementos que se suceden:

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
• Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
• Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
• Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.
• Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.
• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.
• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Tipos de control

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación. 

El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.

•   Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización.

•   Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

• Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuales son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

Requisitos de un control

•SIMPLICIDAD: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se pretende con el.

•ADAPTABILIDAD: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.

•EFICACIA y EFICIENCIA: Las señales deberán generarse en el momento oportuno, lo más rápidamente posible y las medidas correctoras aplicarse en el momento idóneo para que generen los efectos esperados.

•CONTINUIDAD: El control debe efectuarse con regularidad.

•ACEPTACIÓN: El control debe ser aceptado por todos.

•ENFOQUES SOBRE PUNTOS ESTRATÉGICOS: Deben controlarse áreas donde las desviaciones sean más relevantes. Los controles son más efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos críticos.

Si se poseen estos requisitos, es fácil que el control sea entendido por todos los miembros como una forma de prevenir y corregir problemas.

Áreas de un control

1. Áreas de Producción: Si estamos frente a una empresa Industrial, el área será donde se producen los productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el área es donde se prestan los servicios.

·         Control de Producción

·         Control de Calidad

·         Control de Costos

·         Control de tiempos de Producción

·         Control de Inventarios

·         Control de Operaciones Productivas

·         Control de mantenimiento y conservación

·         Control de desperdicios

2. Área Comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios.

·         Control de Ventas

·         Control de Publicidad

·         Control de Costos

3. Área Financiera: Es el área de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, etc.

·         Control de Presupuesto

·         Control de Costos

4. Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal.

·         Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas.

·         Control de Salarios

·         Control de Vacaciones

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DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

En una organización es indispensable el manejo del concepto de coordinación debido a que por medio de este instrumento se integran las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia.

TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones en la Dirección general, afecta a toda la organización, en diferentes medidas, pero es la "fuerza de empuje" y "la potencia de arranque" en todas las empresas" ya que la Dirección General establece los parámetros, directrices y estrategias (formas y maneras) para alcanzar los objetivos y metas específicas.

Podríamos ejemplificar que es la que produce cierto efecto "Dominó" en las empresas, las decisiones tomadas, empujan a otras personas o áreas corporativas a seguir la misma fuerza y tendencia.

Las decisiones Intentan orientar el comportamiento de la empresa, por lo tanto las decisiones no conocen todas las alternativas ni los resultados o consecuencias. Es ahí  donde toma la fuerza la actitud de liderazgo de un administrador al tomar cierta u otra decisión, aun suponiendo que se conocieran todas las alternativas posibles, es necesario contar con un margen de error.

De esto podemos decir que la toma de decisiones se define como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación. Sin embargo la toma de decisiones es sólo un paso de la planeación ya que forma la parte esencial de los procesos que se siguen para elaboración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar sólo un curso de acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada con otros planes. Los gerentes, por definición, son tomadores de decisiones. Uno de los roles del gerente es precisamente tomar una serie de decisiones grandes y pequeñas.

Las tomas de decisiones pueden ser:

De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido

De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión mas exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.

Operativas: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible

¿Cómo tomar decisiones?

Un gerente debe tomar la mejor decisión posible, con la información que tiene disponible (que generalmente es incompleta). Esto se puede hacer de dos formas:

Decisiones intuitivas: se atiende de forma espontánea y creativa.

Decisiones lógicas o racionales: decisiones según  el conocimiento, habilidades y experiencia.

La toma de decisiones, para ser adecuadamente planteada, exige:

• Saber cuáles son los objetivos o la meta a alcanzar

• Qué camino hay que recorrer, es decir que hay que hacer para llegar a ese objetivo.

• Conocer dos o más alternativas.

• Ser consciente de los límites o dificultades que existen en cada una de ellas.

• Tener la información suficiente.

• Analizar y evaluar estas diferentes alternativas

• Concluir cuál es la mejor o la más aconsejable, dadas las circunstancias, de esas alternativas posibles.

INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Algunos autores definen la información

BibliotecaIdalberto Chiavenato afirmaba que la información consiste en un conjunto de datos que poseen un significado, de modo tal que reducen la incertidumbre y aumentan el conocimiento de quien se acerca a contemplarlos. Estos datos se encuentran disponibles para su uso inmediato y sirven para clarificar incertidumbres sobre determinados temas.

Ferrell y Hirt, por su parte, dicen que esos datos y conocimientos están estrictamente ligados con mejorar nuestra toma de decisiones. Si un individuo se encuentra bien informado sobre un aspecto, seguramente su decisión al respecto podrá ser más acertada que uno que no lo esté.

Otros autores que han definido la información son Czinkota y Kotabe, que dicen que consiste en un conjunto de datos que han sido clasificados y ordenados con un propósito determinado.

Uniendo todas las teorías sobre el concepto llegamos a la conclusión de que son datos sobre un suceso o fenómeno particular que al ser ordenados en un contexto sirven para disminuir la incertidumbre y aumentar el conocimiento sobre un tema específico.

Información y comunicación en la empresa.

Las organizaciones se componen por grupos de trabajadores, es decir, están integradas por personas y desde el momento que ponen el píe dentro del trabajo ya se está produciendo el fenómeno de la comunicación.

El tipo de comunicación que hay en una empresa es muy variada y gracias a ella se pueden favorecer diferentes puntos dentro de la misma, de este modo no sólo permite la relación entre los miembros de la misma sino que también es útil para enseñar y aprender la realización de un trabajo determinado, conocer las decisiones y la dirección en la que se quiere mover la empresa.

Muchas empresas utilizan una intervención psicosociológica para mejorar las condiciones de trabajo y se realiza sobre la dirección de la empresa y las personas que la integran. Para que esto se pueda llevar a cabo es necesario una comunicación que permita el diálogo óptimo y claro, donde no puedan existir dudas ya que se podrán solventar.

Según diferentes estudios se puede ver la repercusión negativa que produce la falta de comunicación o una comunicación mala dentro de una empresa, proyectándose en una insatisfacción laboral grave.

Según diferentes estudios se puede ver la repercusión negativa que produce la falta de comunicación o una comunicación mala dentro de una empresa, proyectándose en una insatisfacción laboral grave. Ya que la falta de información provoca una incertidumbre entre los trabajadores y esa incertidumbre les lleva a hacia la inseguridad, aparecen los prejuicios, las desconfianzas entre ellos, un malestar importante que hace que la calidad del trabajo y el clima laboral sea negativo. Hay que darse cuenta de la importancia de la comunicación ya que si es óptima, nada de esto tiene por qué ocurrir.

Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y mánagers. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos tales como:

• ·         Instrucciones y planificación de las tareas.
• ·         Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.
• ·         Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son:

• ·         Teléfono
• ·         Reuniones
• ·         Correo electrónico
• ·         Manuales, guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el teléfono. Permiten condensar gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a tantas distorsiones como la palabra hablada. La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un registro de la información tratada.

DEFINICIÓN Y COHERENCIA DE LOS PLANES

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y cómo lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN

• ·         Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
• ·         Pronosticar.
• ·         Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
• ·         Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
• ·    Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
• ·         Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
• ·         Anticipar los posibles problemas futuros.

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