DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

En una organización es indispensable el manejo del concepto de coordinación debido a que por medio de este instrumento se integran las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia.

TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones en la Dirección general, afecta a toda la organización, en diferentes medidas, pero es la "fuerza de empuje" y "la potencia de arranque" en todas las empresas" ya que la Dirección General establece los parámetros, directrices y estrategias (formas y maneras) para alcanzar los objetivos y metas específicas.

Podríamos ejemplificar que es la que produce cierto efecto "Dominó" en las empresas, las decisiones tomadas, empujan a otras personas o áreas corporativas a seguir la misma fuerza y tendencia.

Las decisiones Intentan orientar el comportamiento de la empresa, por lo tanto las decisiones no conocen todas las alternativas ni los resultados o consecuencias. Es ahí  donde toma la fuerza la actitud de liderazgo de un administrador al tomar cierta u otra decisión, aun suponiendo que se conocieran todas las alternativas posibles, es necesario contar con un margen de error.

De esto podemos decir que la toma de decisiones se define como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación. Sin embargo la toma de decisiones es sólo un paso de la planeación ya que forma la parte esencial de los procesos que se siguen para elaboración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar sólo un curso de acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada con otros planes. Los gerentes, por definición, son tomadores de decisiones. Uno de los roles del gerente es precisamente tomar una serie de decisiones grandes y pequeñas.

Las tomas de decisiones pueden ser:

De rutina: las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido

De emergencia: ante situaciones sin precedentes, se toman decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.

Estratégicas: decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión mas exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.

Operativas: son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible

¿Cómo tomar decisiones?

Un gerente debe tomar la mejor decisión posible, con la información que tiene disponible (que generalmente es incompleta). Esto se puede hacer de dos formas:

Decisiones intuitivas: se atiende de forma espontánea y creativa.

Decisiones lógicas o racionales: decisiones según  el conocimiento, habilidades y experiencia.

La toma de decisiones, para ser adecuadamente planteada, exige:

• Saber cuáles son los objetivos o la meta a alcanzar

• Qué camino hay que recorrer, es decir que hay que hacer para llegar a ese objetivo.

• Conocer dos o más alternativas.

• Ser consciente de los límites o dificultades que existen en cada una de ellas.

• Tener la información suficiente.

• Analizar y evaluar estas diferentes alternativas

• Concluir cuál es la mejor o la más aconsejable, dadas las circunstancias, de esas alternativas posibles.

INFORMACION Y COMUNICACIÓN

Algunos autores definen la información

BibliotecaIdalberto Chiavenato afirmaba que la información consiste en un conjunto de datos que poseen un significado, de modo tal que reducen la incertidumbre y aumentan el conocimiento de quien se acerca a contemplarlos. Estos datos se encuentran disponibles para su uso inmediato y sirven para clarificar incertidumbres sobre determinados temas.

Ferrell y Hirt, por su parte, dicen que esos datos y conocimientos están estrictamente ligados con mejorar nuestra toma de decisiones. Si un individuo se encuentra bien informado sobre un aspecto, seguramente su decisión al respecto podrá ser más acertada que uno que no lo esté.

Otros autores que han definido la información son Czinkota y Kotabe, que dicen que consiste en un conjunto de datos que han sido clasificados y ordenados con un propósito determinado.

Uniendo todas las teorías sobre el concepto llegamos a la conclusión de que son datos sobre un suceso o fenómeno particular que al ser ordenados en un contexto sirven para disminuir la incertidumbre y aumentar el conocimiento sobre un tema específico.

Información y comunicación en la empresa.

Las organizaciones se componen por grupos de trabajadores, es decir, están integradas por personas y desde el momento que ponen el píe dentro del trabajo ya se está produciendo el fenómeno de la comunicación.

El tipo de comunicación que hay en una empresa es muy variada y gracias a ella se pueden favorecer diferentes puntos dentro de la misma, de este modo no sólo permite la relación entre los miembros de la misma sino que también es útil para enseñar y aprender la realización de un trabajo determinado, conocer las decisiones y la dirección en la que se quiere mover la empresa.

Muchas empresas utilizan una intervención psicosociológica para mejorar las condiciones de trabajo y se realiza sobre la dirección de la empresa y las personas que la integran. Para que esto se pueda llevar a cabo es necesario una comunicación que permita el diálogo óptimo y claro, donde no puedan existir dudas ya que se podrán solventar.

Según diferentes estudios se puede ver la repercusión negativa que produce la falta de comunicación o una comunicación mala dentro de una empresa, proyectándose en una insatisfacción laboral grave.

Según diferentes estudios se puede ver la repercusión negativa que produce la falta de comunicación o una comunicación mala dentro de una empresa, proyectándose en una insatisfacción laboral grave. Ya que la falta de información provoca una incertidumbre entre los trabajadores y esa incertidumbre les lleva a hacia la inseguridad, aparecen los prejuicios, las desconfianzas entre ellos, un malestar importante que hace que la calidad del trabajo y el clima laboral sea negativo. Hay que darse cuenta de la importancia de la comunicación ya que si es óptima, nada de esto tiene por qué ocurrir.

Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y mánagers. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos tales como:

• ·         Instrucciones y planificación de las tareas.
• ·         Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.
• ·         Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

Los canales de comunicación empleados para la misma son:

• ·         Teléfono
• ·         Reuniones
• ·         Correo electrónico
• ·         Manuales, guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones y el teléfono. Permiten condensar gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

La comunicación escrita (correos) son apropiados sólo cuando la tarea requiere una gran cantidad de información detallada y compleja. Es un tipo de lenguaje más preciso que los anteriores y a la vez más objetivo ya que no está sujeta a tantas distorsiones como la palabra hablada. La comunicación escrita es útil también cuando necesita crearse un registro de la información tratada.

DEFINICIÓN Y COHERENCIA DE LOS PLANES

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y cómo lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACIÓN

• ·         Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
• ·         Pronosticar.
• ·         Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
• ·         Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
• ·    Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
• ·         Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
• ·         Anticipar los posibles problemas futuros.

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